Presupuesto, contabilidad y auditoría de escuelas públicas

Publicado el 23 diciembre, 20215 min de lectura

Las tres funciones financieras principales en la educación presupuestación, contabilidad y auditoría son operaciones separadas y discretas, pero, no obstante, están estrechamente relacionadas entre sí. Son actividades obligatorias para proporcionar información fiscal confiable, orientación y responsabilidad en el uso de los $ 365 mil millones recaudados y gastados en 2001 en educación pública desde el preescolar hasta el grado doce en los Estados Unidos. El presupuesto es un proceso y plan para determinar cómo se recaudará y gastará el dinero, así como un documento , el presupuesto , desarrollado y aprobado durante el proceso de elaboración del presupuesto.

El dinero se organiza y gasta de acuerdo con un sistema de contabilidad, utilizando un libro mayor que estandariza cada categoría de gasto y contabiliza su uso. El Centro Nacional de Estadísticas de Educación publicó la Contabilidad financiera para los sistemas escolares locales y estatales, comúnmente llamado Manual II, Revisado (1990), por William J. Fowler. El Manual II, Revisado es un sistema de contabilidad con códigos de línea para cada categoría y función para facilitar que las agencias externas analicen y auditen el gasto escolar para asegurar el uso legal y apropiado de los fondos públicos.

Presupuestación

William Hartman, autor de School District Budgeting (1999), define el presupuesto de educación como una “herramienta de trabajo” para el funcionamiento exitoso de los distritos escolares estatales y locales, y como una “oportunidad significativa para planificar la misión, mejorar sus operaciones y lograr su objetivo”. objetivos educativos “(pág. 1). Como tal, el proceso de presupuestación permite que varios niveles de gobierno “tomen mejores decisiones financieras y programáticas, mejoren las operaciones y mejoren las relaciones con los ciudadanos y otras partes interesadas” (Consejo Asesor Nacional sobre Presupuestos Estatales y Locales, p. 2).

En términos más técnicos, un presupuesto es un estado del programa educativo total para una unidad determinada, así como una estimación de los recursos necesarios para llevar a cabo el programa y los ingresos necesarios para cubrir esos gastos. Un presupuesto vertical incluye las diversas estimaciones de ingresos y gastos (por artículo de línea, función, objeto y centro de costos) en un año fiscal determinado, mientras que un presupuesto horizontal incluirá estimaciones actuales para un año fiscal determinado, en comparación con los ingresos y gastos auditados anteriormente. y una proyección de costos a futuro. Por lo tanto, el presupuesto es una declaración de propósito y una revisión de los ingresos y gastos por función , con un cronograma para explicar las prácticas financieras pasadas, actuales y futuras.

Las agencias de educación, como las empresas y otras empresas, han experimentado con varias formas de organización presupuestaria: la presupuestación por partidas y funciones / objetos es básica para todos los sistemas; y los sistemas de planificación, programación y presupuestación, la presupuestación de base cero y la presupuestación basada en el sitio son intentos de vincular el presupuesto con las metas y objetivos mientras se delega el proceso de presupuestación al nivel de la escuela.

Presupuesto de partidas individuales. Barry Mundt y col. definir la presupuestación por partidas individuales o “tradicional” como “una técnica en la que las partidas u objetos de gastos por ejemplo, personal, suministros, servicios contractuales y desembolsos de capital son el foco de análisis, autorización y control” ( pág.36). Si bien es útil para hacer un seguimiento de los costos, el presupuesto por partidas es prácticamente inútil para la planificación o la administración, ya que las funciones de los gastos no se explican y la necesidad particular, el sitio de la escuela y el tipo de estudiantes que reciben servicios se pierden en el gasto agregado por “línea”. ” Por tanto, los sueldos de los profesores, por ejemplo, son una partida presupuestaria; pero no se explica qué maestros, en qué escuelas, qué tipo de estudiantes enseñan (por ejemplo, necesidades especiales bilingües).

Presupuesto de funciones / objetos. La mayoría de los distritos utilizan el presupuesto de función / objeto, ya que organiza el gasto en torno a las funciones básicas del sistema, como la instrucción, el apoyo a los estudiantes, las operaciones, la administración y el transporte. Además, las funciones se subdividen (por ejemplo, en instrucción primaria, operaciones de la escuela secundaria), mientras que el objeto que se compra (por ejemplo, libros de texto de primaria, equipo de limpieza de la escuela secundaria) también se especifica. Los servicios de personal o los salarios y beneficios pueden manejarse por función; es decir, para el personal de instrucción, apoyo o mantenimiento de la planta, por ejemplo.

Si bien estas categorías, objetos y procesos generales son generalmente los mismos para el presupuesto de educación en todo el país, también se ha hecho un intento estratégico para determinar los usos más efectivos y eficientes de los recursos. Estos esfuerzos han llevado a innovaciones tales como la planificación de programas, la planificación de programas y la presupuestación basada en el sitio, que intentan ser más orientadas a la misión y amigables con los constituyentes que los tipos tradicionales de presupuestación en educación.

Presupuesto de base cero (ZBB). Popular en las décadas de 1950 y 1960, ZBB comenzó con la suposición de que el sistema escolar comienza anualmente con “borrón y cuenta nueva”. Por lo tanto, cada función, programa y agencia debe justificar sus gastos anualmente, relacionando todos los costos con las metas y objetivos del sistema para evitar gastos habituales. Debido a que muchos costos, como los salarios y beneficios de los maestros titulares, se “fijan” en los presupuestos anuales, y debido a que los programas son tan complejos, la elaboración de presupuestos de base cero se convierte más en un ejercicio que en una realidad práctica. Como explica Hartman, “ZBB obliga a comparar y elegir entre programas y actividades que a menudo son difíciles de comparar adecuadamente “(p. 49). Además, la mayoría de los programas no están” disponibles “anualmente, ya que, por ejemplo, las escuelas no pueden eliminar sus clases escolares, lo que hace que este requisito sea difícil de justificar.

Sistemas de planificación de programas y presupuestos (PPBS). Utilizado por el Departamento de Defensa de los EE. UU. Durante la Guerra de Vietnam, el PPBS busca una mayor eficiencia al vincular el gasto a programas particulares (por ejemplo, el desarrollo de un nuevo avión de combate multipropósito que podría ser utilizado conjuntamente por el Ejército, la Armada y la Fuerza Aérea ahorrando así costos, pero fallando, de hecho, en satisfacer muy bien las necesidades de cualquiera de los servicios armados). Si bien rara vez se usa en educación, PPBS requeriría que los distritos escolares detallen su misión y metas, presenten alternativas para alcanzar estos objetivos, atribuyan costos a cada opción, analicen los costos, seleccionen la mejor opción y luego creen el presupuesto en torno a este resultado. y, finalmente, retroalimentar los datos para ajustar los costos a los resultados. Si bien este método parece ideal, a menudo se vuelve tan complejo y los programas tan numerosos que los distritos escolares y los estados no pueden sostener fácilmente este enfoque.

Presupuesto basado en el sitio (escuela-sitio) (SBB). A SBB le preocupa quién hará el presupuesto y en qué lugar de la jerarquía organizativa se tomarán las decisiones. En un intento por acercar el proceso de elaboración de presupuestos a los “usuarios finales” los maestros, padres y administradores escolares SBB anima, si no exige, a los responsables de la toma de decisiones en cada escuela a que examinen sus programas y establezcan sus presupuestos para satisfacer sus necesidades particulares como parte del proceso de toma de decisiones compartida. Allan Odden y col. Explique que la reforma escolar puede requerir una mayor descentralización, un paso “en el que los equipos de personas que realmente brindan los servicios reciben autoridad para tomar decisiones y son responsables de los resultados” (p. 5). Según el presupuesto basado en el sitio, los distritos deben determinar quién formará parte de los comités de SBB; qué decisiones y recursos se delegan a las escuelas , y qué fórmulas; cuánta autonomía se otorga para gastar en las necesidades de la escuela local; exactamente cómo analizar el presupuesto en cada escuela; y qué formación y apoyo se necesitan para que SBB funcione de forma eficaz.

En la práctica, los distritos escolares o divisiones de los mismos utilizarán variaciones de muchos, si no todos, de los métodos anteriores para compilar sus presupuestos. Por ejemplo, el director de una escuela puede requerir que los maestros justifiquen sus solicitudes individuales de presupuesto (base cero) en el desarrollo de un presupuesto escolar (basado en el sitio). Un componente del presupuesto del distrito puede incluir una propuesta para un nuevo programa educativo, incluidos todos los gastos, ingresos y ahorros de costos previstos (presupuesto de planificación del programa). Todo el presupuesto del distrito puede compilarse en un formato ordenado por el estado que requiere que las partidas se clasifiquen por fondo, función, programa y objeto (presupuesto de función / objeto). Una vez que comienza el año fiscal, el presupuesto se transforma de un plan financiero a los datos de referencia iniciales para un sistema de contabilidad financiera dinámico y funcional.

Contabilidad

Relacionado con la presupuestación está el sistema contable. Si el presupuesto de un distrito escolar es un reflejo financiero de su misión, metas y filosofías educativas, entonces el sistema de contabilidad se convierte en el método por el cual un distrito puede evaluar la efectividad general del plan financiero. De hecho, la estructura contable (partidas individuales, categorías de gastos, procedimientos de costos y gastos) se refleja en el presupuesto y luego se utilizará para auditar el sistema de gastos legales, apropiados y responsables.

David Thompson y Craig Wood explican cinco propósitos para el uso de la contabilidad en las escuelas. El primer propósito es “establecer un procedimiento mediante el cual todas las actividades fiscales en un distrito puedan acumularse, categorizarse, informarse y controlarse” (p. 111). La segunda función es evaluar la alineación del plan financiero (presupuesto) del distrito con los programas educativos del distrito. Un sistema de contabilidad permite a la administración del distrito evaluar si un distrito tiene los recursos financieros para satisfacer las necesidades de sus programas.

La tercera función se relaciona con los requisitos de informes estatales y federales a los que deben adherirse los distritos escolares. Los estados tienen la autoridad constitucional para la provisión de educación y, como tales, tienen la responsabilidad final de la rendición de cuentas fiscal. Asimismo, los fondos federales se distribuyen a los distritos locales , a través de los estados , y requieren procedimientos adecuados de contabilidad y presentación de informes. Estos requisitos de presentación de informes han llevado al desarrollo y adopción de normas contables y procedimientos de presupuestación uniformes. La Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB), que opera bajo los auspicios de la Fundación de Contabilidad Financiera (FAF), es responsable del establecimiento y revisión de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) para los gobiernos locales y estatales.

Una diferencia significativa en la utilización de GAAP para distritos escolares y GAAP para empresas privadas es que los distritos escolares utilizan contabilidad de fondos que clasifica el gasto en tres categorías amplias de fondos: gubernamentales, propietarios y fiduciarios. Los fondos gubernamentales representan aquellas actividades típicas de las operaciones del distrito, tales como instrucción, ingresos especiales (subvenciones) y fondos de servicio de la deuda. Los fondos propios incluyen aquellas actividades que son similares a la empresa privada, como los fondos para el servicio de alimentos y el transporte. Los fondos fiduciarios se utilizan cuando el distrito actúa directamente en nombre de un tercero, incluidos fideicomisos privados (becas), fideicomisos de pensiones, fideicomisos de inversión y fondos de agencias (nómina).

La preparación del presupuesto es el cuarto propósito de la contabilidad. Al acumular datos de referencia precisos, la contabilidad proporciona al presupuesto la información necesaria para una comparación horizontal (año anterior, año actual e ingresos anuales futuros) de los gastos verticales reales (partidas individuales) y el desempeño presupuestario. El quinto y último propósito de la contabilidad, según lo propuesto por Thompson y Wood, es proporcionar controles fiscales adecuados y rendición de cuentas, lo que, a su vez, genera confianza pública.

Los críticos del sistema actual de contabilidad utilizado en las escuelas públicas han afirmado que la recopilación y presentación de informes de datos financieros ya no proporciona información adecuada a los encargados de formular políticas. Jay G. Chambers afirma que el deseo de contar con información sobre costos programáticos, la necesidad de compatibilidad de datos y la importancia de comprender la relación entre insumos y productos educativos apuntan a la necesidad de mejorar los estándares para organizar y reportar datos de recursos educativos. Para medir adecuadamente los recursos en educación, Chambers propone un sistema más relacionado con la economía que con la contabilidad.

El modelo de costo de los recursos, que recomienda Chambers, “otorga una importancia primordial a la medición de la productividad y el análisis de la rentabilidad, el valor comercial del economista” (p. 26). Varios estados, incluidos Hawaii, Carolina del Sur y Rhode Island, han adoptado otra herramienta de informes que se integra con los sistemas contables GAAP existentes que se utilizan a nivel escolar y distrital. Este modelo de análisis financiero permite que los datos de gastos se informen escuela por escuela y, de hecho, rastrea los dólares gastados en el aula para “instrucción en el aula”. El programa de informes permite a los responsables de la formulación de políticas “explorar la equidad, la eficiencia y la eficacia del gasto” (Cooper et al. 2001, p. 28) entre escuelas y no entre distritos escolares.

La contabilidad es, por tanto, la herramienta mediante la cual la administración del distrito escolar puede estructurar, organizar y poner en funcionamiento el plan financiero del distrito (el presupuesto). La contabilidad también proporciona la hoja de ruta mediante la cual las entidades fiduciarias, como los miembros de la junta de educación, los ciudadanos públicos y los funcionarios del gobierno estatal pueden evaluar el estado financiero de una escuela. Además, la contabilidad del distrito escolar proporciona los procedimientos y datos necesarios para permitir que un contador público certificado e independiente lleve a cabo la auditoría financiera anual del distrito.

Revisión de cuentas

Dado que las escuelas son agencias públicas, su recaudación y gasto de dinero deben revisarse y auditarse anualmente , y según sea necesario, según lo determine el órgano de gobierno. Además, un sistema de gestión eficaz incluiría revisiones y auditorías internas de forma continua para garantizar la precisión y prevenir el fraude. Por lo tanto, dos categorías amplias de auditorías , externas e internas , son importantes para hacer que las escuelas rindan cuentas por el uso de los fondos públicos.

Una auditoría externa es una revisión objetiva y sistemática de recursos y operaciones, seguida de un informe escrito u oral de los hallazgos. Robert E. Everett et al. (1995) definen tres tipos básicos de auditorías externas. Auditorías de cumplimiento financieroabordar la “imparcialidad de la presentación de los estados financieros básicos de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP)” (p. 4). Este tipo de auditoría se asocia más comúnmente con la auditoría independiente anual que la mayoría de los estados requieren: a saber, un Informe Financiero Anual Integral (CAFR) que debe preparar el distrito escolar que cumpla con los estándares desarrollados por la Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental y los requisitos de informes estatales . Es responsabilidad del auditor emitir una opinión sobre los estados financieros contenidos en el CAFR, con base en su auditoría de los registros del distrito.

Una auditoría de cumplimiento del programa es una revisión del cumplimiento de una agencia de educación local (LEA) con los requisitos educativos y financieros de una fuente de financiación específica, como una subvención federal discrecional. El tercer tipo de auditoría es una auditoría de desempeño, que aborda la “economía y eficiencia de la LEA” (Everett et al., P. 4), examinando los controles internos de una LEA en busca de debilidades, que expondrían una posible mala gestión o fraude.

Las auditorías internas, por otro lado, generalmente se incorporan en los procedimientos de control interno de un distrito, un sistema de controles y contrapesos diseñado para garantizar la responsabilidad continua al requerir que ciertos miembros de la organización realicen una auditoría financiera en un individuo o departamento. Por ejemplo, los miembros de la junta de educación realizan una auditoría cada mes sobre los estados financieros que se les presentan para su aprobación. El requisito de múltiples firmas para la aprobación de una orden de compra constituye una auditoría interna de compras. El departamento de contabilidad o teneduría de libros también puede realizar una auditoría del libro mayor antes de cerrar los estados financieros al final de cada mes.

Futuras tendencias

El sistema de financiamiento escolar, con sus subsistemas de presupuestación, contabilidad y auditoría, fue diseñado para apoyar el funcionamiento y la mejora de la educación pública. Cuando un presupuesto público está alineado con las necesidades y programas de la nación, estado, distrito o escuela; cuando la estructura contable es clara y está bien construida para reflejar la forma en que se recauda y gasta el dinero; y cuando el proceso de auditoría determina que el dinero se administró de manera legal y adecuada, la escuela debe tener las herramientas para usar los fondos de manera efectiva, eficiente y productiva. Con las nuevas tecnologías, un impulso popular para mejorar la financiación de la educación, un mayor interés en las escuelas como unidad de toma de decisiones, una mayor privatización de la educación y la creciente influencia de las agencias federales en la determinación de los principios contables y presupuestarios, la nación enfrenta un futuro interesante y desafiante en las finanzas escolares. Hay cuatro problemas clave a los que se enfrenta el financiamiento escolar: cambiar la dinámica federal-estatal-local; privatización, expansión de tecnología; y un movimiento para canalizar recursos a los estudiantes.

Cambio de la dinámica federal-estatal-local.El impulso para estandarizar las prácticas contables en la educación en todo el país puede conducir a algunos desarrollos futuros interesantes. Por ejemplo, en 1999 la Junta de Normas Generales de Contabilidad (GASB), emitió la Declaración 34, que requiere, entre otros cambios, que los distritos y estados combinen todos los fondos que contabilizarían su deuda con el valor de sus activos monetarios y activos fijos (p. Ej. , terrenos, edificios y equipos). En algunos estados, el saldo entre los activos del distrito y la deuda del distrito es negativo, aunque presumiblemente la capacidad de los distritos de pedir prestados fondos (respaldados por las ciudades y el estado pertinentes) no permitirá que los sistemas escolares quebran. Sin embargo, este cambio sutil en los requisitos contables puede tener efectos de gran alcance para los distritos escolares, ya que sus calificaciones de bonos pueden verse afectadas negativamente. limitando así la cantidad de fondos que pueden pedir prestados para mejoras de capital. Los desarrollos futuros en presupuestación, contabilidad y auditoría verán una mayor estandarización a medida que los niveles de gobierno trabajen juntos para mejorar el gasto, la responsabilidad y el desempeño de las escuelas.

Aumento de la privatización de la oferta escolar. La provisión de educación privada, con apoyo fiscal público, parece estar aumentando. El número de escuelas autónomas, por ejemplo, ha crecido exponencialmente y las políticas nacionales del presidente de los Estados Unidos, George W. Bush, colocan la “elección de los padres” y la provisión privada como claves para la reforma escolar. A medida que más y más dólares públicos se desvíen a proveedores privados , como resultado de decisiones políticas nacionales, estatales y locales , el dinero se colocará en manos de organizaciones privadas que no están acostumbradas a la presupuestación, la contabilidad y la auditoría en las que las escuelas públicas tienen experiencia desarrollada.

Además, la combinación de la financiación pública y la gestión privada (incluso con fines de lucro) hará que los sistemas de presupuestación, contabilidad y auditoría sean aún más complejos, desdibujando las líneas entre la provisión, la financiación y la rendición de cuentas públicas y privadas. A medida que los consejos escolares locales aprueben los presupuestos, por ejemplo, y los fondos lleguen a las escuelas administradas individualmente (es decir, escuelas autónomas), más corporaciones con fines de lucro, como las escuelas de Edison o el programa Knowledge Is Power, se convertirán en parte del programa. educación proceso presupuestario-contable-auditoria.

Expandiendo la tecnología y la conciencia pública. Las leyes del sol, que requieren que todas las reuniones oficiales sobre educación en publicaciones se anuncien con anticipación y se abran al público, están convergiendo con los avances tecnológicos, aumentando la posibilidad de que la información financiera se convierta en datos en tiempo real para la inspección pública. Con las computadoras, la accesibilidad a Internet y el creciente interés público, se puede asumir que los procedimientos de presupuestación, contabilidad y auditoría serán más sistemáticos, accesibles y transparentes para las partes interesadas de la educación en todo el país.

Canalizar recursos a los estudiantes.El futuro también incluirá un creciente interés en el presupuesto y la contabilidad de las escuelas y centrados en los estudiantes. Impulsados ​​por el interés en dispositivos como los vales, mediante los cuales se otorgarían fondos a cada estudiante (familia), los sistemas futuros incluirán la revisión de los modelos presupuestarios y contables actuales que vinculan los recursos con los estudiantes. Agencias tan diferentes como el estado de Hawái y las escuelas públicas de la ciudad de Nueva York ahora contabilizan el gasto por escuela, función y programa individuales, lo que genera un mayor interés en la equidad y la productividad a nivel de la escuela y el aula. Independientemente de las estructuras financieras futuras que adopten las escuelas estadounidenses, el sistema de auditoría, contabilidad y presupuesto deberá planificar, asignar y responsabilizar a los tomadores de decisiones por los enormes recursos del servicio público más grande del país: la educación.

Ver también: Sistemas contables en la educación superior.

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